Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi Event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…
Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện. Mục tiêu chính là những điều bạn hoặc khách hàng đề ra và mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc. Mục tiêu đó có thể là quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, tìm kiếm khách hàng,… Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn có kế hoạch để đưa ra mức chi phí phù hợp cũng như đánh giá được mức độ hiệu quả của sự kiện để làm cơ sở cho những lần tổ chức sau.
Xác định mục đích của sự kiện. Mục đích của sự kiện là gì? Để khánh thành tòa nhà, khai trương khách sạn, ra mắt sản phẩm hay hội nghị khách hàng? Bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện để từ đó có những chuẩn bị phù hợp với từng mục đích.
Xác định nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu. Một sự kiện được tổ chức nên nhắm đến một số đối tượng khách hàng nhất định, hay còn gọi là khách hàng tiềm năng. Việc xác định đối tượng khách hàng này giúp bạn có sự chuẩn bị nội dung cho sự kiện tốt hơn và phù hợp hơn với nhóm khách hàng đó. Theo đó, hiệu quả của sự kiện sẽ cao hơn.
Sau khi xác định được những điều trên, bạn hãy làm theo những bước tổ chức sự kiện sau đây để có được một sự kiện thành công.
1. Chi phí
Bạn nên tính toán chi tiết những chi phí cần bỏ ra dựa trên mục tiêu tổ chức sự kiện. Nên nhớ, chi phí phải hợp lý so với hiệu quả mà sự kiện mang lại.
2. Nhân sự
PG đón tiếp khách mời.
MC dẫn chương trình
Đội ngũ nhân viên trong từng hoạt động.
3. Địa điểm tổ chức
Chọn địa điểm dựa trên nhiều tiêu chí như giao thông, sức chứa, chi phí,…
Tham quan và khảo sát địa điểm để có quyết định đúng đắn nhất.
Ký hợp đồng với bên cho thuê địa điểm.
4. Báo chí truyền thông
Thông cáo báo chí trước sự kiện để PR.
Mời đại diện của các báo chí có liên quan và có thể đưa tin về sự kiện được tổ chức.
Chuẩn bị người chụp ảnh, quay phim và cung cấp thông tin cho báo chí trước và sau sự kiện.
5. Thuyết trình
Chọn người thuyết trình.
Chọn trang phục thuyết trình.
Chọn chủ đề thuyết trình.
Chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình.
Chuẩn bị quà tặng cho người thuyết trình.
6. Tài liệu
Chuẩn bị thư mời và thư cảm ơn cho các đơn vị tài trợ, báo chí truyền hình, khách mời, khách hàng,…
Chuẩn bị Brochure cho khách mời.
Chuẩn bị kịch bản chương trình vắn tắt cho khách mời trong trường hợp khách mời có nhu cầu muốn xem trước nội dung chương trình.
7. Kỹ thuật
Âm thanh.
Máy chiếu.
Micro: có dây, không dây, dự phòng.
Loa, ampli.
Âm nền trong lúc chờ.
Ánh sáng.
Các hình ảnh và video trình chiều trong sự kiện (Video, PowerPoint, Flash).
Máy quay, máy ảnh.
8. Quà tặng
Chuẩn bị quà tặng cho đơn vị tài trợ, đại biểu, khách mời, khách tham dự vãng lai.
Quà tặng có thể là: sản phẩm, kỉ niệm chương, chặn giấy có in thương hiệu, hiện kim, voucher (thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi).
9. Trang trí
Hoa cài áo cho khách tham dự.
Hoa trang trí địa điểm.
Hoa tặng người thuyết trình.
Backdrop.
Thẻ đeo cho ban tổ chức và khách tham dự.
Bangron chào mừng.
Bàn tiếp tân.
Sơ đồ bàn ghế (nếu có)
10. Tiệc trà
Chọn hình thức tiệc: buffe, đứng, tập trung, tại bàn,…
Chọn đồ uống.
Chọn đồ ăn nhẹ và hoa quả.
11. Thủ tục và giấy phép hành chính
Xin giấy phép của Sở văn hóa thông tin và Du lịch.
Làm việc với chính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện.
Làm việc với lực lượng công an, cứu hỏa và dân phòng tại chính quyền địa phương.
Vậy là bạn đã có một bản kế hoạch khá chi tiết về các bước tổ chức sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc bạn nên làm thêm một bản báo cáo kết quả sau sự kiện để rút kinh nghiệm của những lần tổ chức sau.
